Las tareas de seguimiento consisten básicamente en lo siguiente:

➔ a) Tareas relacionadas con el mantenimiento de los servicios: En

toda actividad está implicados voluntarios/as y usuarios/as.

Una vez superada la fase de introducción de la persona voluntaria, se supone que el acoplamiento entre voluntario/a y usuario/a ha sido positivo y el servicio avanza con normalidad en el tiempo. Entonces, desde la coordinación, se debe mantener un sistema de comunicación estable, continuo y permanente con voluntario/a y usuario, asegurándose que todo marcha sin dificultad. Sólo de esta forma se estará en alerta para gestionar las incidencias que surjan. A veces hay que replantearse el servicio, reorientarlo, suprimirlo, etc.

Las actividades más frecuentes para este seguimiento consisten en visitas y llamadas telefónicas directamente a las personas físicas receptoras del servicio, o tal vez, mediante contactos con su entorno: la propia familia, vecinos, profesionales…

b) Tareas relacionadas con el funcionamiento del grupo: Llamadas telefónicas, entrevistas personales, reuniones con las personas voluntarias (de cada pueblo, barrio o zona de una ciudad).

Conviene que las reuniones sean periódicas y que su frecuencia la acuerde el/la coordinador/a junto con cada grupo de voluntarios/as. Según nuestra experiencia la periodicidad más elegida es una vez al mes. La experiencia nos ha hecho verificar la conveniencia de fijar un día concreto (por ejemplo, el último miércoles de cada mes) con el fin de facilitar la asiduidad en la participación.

El fin de las reuniones como instrumento fundamental de coordinación, consiste en que el grupo de personas voluntarias, con su coordinador/a, reciban periódicamente la información que necesitan, puedan exponer sus experiencias y compartir su actuación, evaluar los resultados de su acción, debatir sobre la conveniencia de cada actividad, sobre su continuidad, introducir cambios, hacer propuestas, formarse, etc.

Las reuniones no deben tener una duración superior a una hora y media. Su contenido se puede distribuir en tres partes bien diferenciadas:

✔ La primera parte se destina a compartir experiencias de cómo le va a cada cual con su actividad.

✔ La segunda parte de la reunión se debe destinar a facilitar a los/as voluntarios/as las informaciones pertinentes por parte de la persona coordinadora.

✔ La última parte de la reunión se dedica a la formación continua sobre mas demandados por el grupo o propuestos por el/la coordinador/a.